PAIA-handleiding
Laas opgedateer: 8 Oktober 2026
Hierdie handleiding is opgestel ingevolge artikel 51 van die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting 2 van 2000 (PAIA). Dit verduidelik watter rekords VSJN Systems (Pty) Ltd hou en hoe jy toegang daartoe kan versoek.
1.Ons besonderhede
- •Maatskappy: VSJN Systems (Pty) Ltd, handeldrywend as Toppi
- •Registrasienommer: 2026/048485/07
- •Inligtingsbeampte (hoof van die liggaam): privacy@toppi.co.za
- •Telefoon: 060 692 8979
- •Webwerf: toppi.co.za
2.Die Inligtingsreguleerder se gids
Die Inligtingsreguleerder het 'n gids gepubliseer oor hoe om jou regte onder PAIA en POPIA te gebruik. Dit is beskikbaar in al die amptelike tale op die Reguleerder se webwerf, of by die Reguleerder self.
Inligtingsreguleerder: Woodmead North Office Park, 54 Maxwell Drive, Woodmead, Johannesburg, 2191 · enquiries@inforegulator.org.za · PAIAComplaints@inforegulator.org.za · 010 023 5200 · www.inforegulator.org.za.
3.Rekords wat outomaties beskikbaar is
Die volgende is vrylik op ons webwerf beskikbaar, sonder dat 'n versoek nodig is:
- •Inligting oor Toppi en ons dienste
- •Ons Bepalings en voorwaardes
- •Ons Privaatheidsbeleid
- •Hierdie PAIA-handleiding
4.Rekords wat ons ingevolge ander wette hou
Ons hou rekords soos vereis deur onder meer die volgende wette, waar van toepassing:
- •Maatskappywet 71 van 2008
- •Inkomstebelastingwet 58 van 1962 en Wet op Belastingadministrasie 28 van 2011
- •Wet op Belasting op Toegevoegde Waarde 89 van 1991
- •Wet op Verbruikersbeskerming 68 van 2008
- •Wet op Elektroniese Kommunikasie en Transaksies 25 van 2002
- •Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013
- •Wet op Basiese Diensvoorwaardes 75 van 1997 en Wet op Arbeidsverhoudinge 66 van 1995 (indien ons werknemers het)
5.Kategorieë rekords wat ons hou
- •Maatskappyrekords: stigtingsdokumente, aandeleregister, besluite en notules
- •Finansiële rekords: finansiële state, belastingrekords, bankstate en fakture
- •Kliëntrekords: versoeke, besprekings, korrespondensie en betalingsrekords, en vir huisoppas: toegangsbesonderhede en inligting oor troeteldiere
- •Toppi-rekords: aansoeke, nagaandokumente (ID, bewys van adres, en polisieklarings vir werk met kinders), ooreenkomste en betalingsrekords
- •Verskaffer- en kontrakrekords: ooreenkomste met diensverskaffers
- •Webwerf- en IT-rekords: stelselinstellings en sekuriteitsrekords
Dat 'n rekord hier gelys word, beteken nie dat toegang daartoe outomaties toegestaan sal word nie — elke versoek word volgens PAIA oorweeg.
6.Hoe ons persoonlike inligting verwerk (POPIA)
Doel: om versoeke te hanteer, Toppis met kliënte te verbind, Toppis na te gaan, betalings te reël, met gebruikers te kommunikeer en aan wetlike verpligtinge te voldoen.
Kategorieë betrokkenes en inligting:
- •Kliënte: naam, WhatsApp-nommer, e-posadres, gebied en adres, beskrywing van die werk; by huisoppas ook reisdatums, toegangsbesonderhede, troeteldier- en veeartsbesonderhede
- •Toppis en aansoekers: naam, kontakbesonderhede, gebied, vaardighede, tale, ervaring, ID-afskrif en bewys van adres, en polisieklarings vir Toppis wat met kinders werk
- •Familielede wat namens 'n aansoeker optree: naam en kontakbesonderhede
- •Diensverskaffers: kontak- en betalingsbesonderhede
Ontvangers: die gekoppelde kliënt of Toppi (slegs vir die betrokke werk), ons diensverskaffers (webwerf-gasheer en databasis, e-pos, WhatsApp, Telegram en ons betalingsdiens), en owerhede waar die wet dit vereis.
Oorgrense-oordragte: sommige diensverskaffers stoor inligting buite Suid-Afrika, onderhewig aan die beskerming wat artikel 72 van POPIA vereis.
Sekuriteit: toegangsbeheer, geënkripteerde verbindings (HTTPS) en beperkte toegang slegs vir mense wat dit nodig het.
Sien ons Privaatheidsbeleid vir volle besonderhede.
7.Hoe om toegang te versoek
Voltooi Vorm 2 (Versoek om toegang tot rekord), beskikbaar op die Inligtingsreguleerder se webwerf, en stuur dit aan privacy@toppi.co.za.
- •Gee genoeg besonderhede sodat ons die rekord kan identifiseer.
- •Sê in watter vorm jy toegang wil hê (bv. 'n afskrif per e-pos).
- •Noem watter reg jy wil uitoefen of beskerm, en hoekom die rekord daarvoor nodig is.
- •As jy namens iemand anders versoek, gee bewys van jou hoedanigheid.
Ons besluit binne 30 dae nadat ons 'n volledige versoek ontvang het. Ons kan hierdie tydperk een keer met hoogstens 30 dae verleng, en sal jou dan laat weet hoekom.
8.Fooie
Fooie word gehef soos voorgeskryf in die PAIA-regulasies (2021). Op die datum van hierdie handleiding sluit dit in:
- •Versoekfooi: R140 (nie betaalbaar as jy jou eie persoonlike inligting versoek nie)
- •Afskrifte of drukwerk: R2 per bladsy
- •Soek en voorbereiding: R145 per uur of deel daarvan, ná die eerste uur, tot 'n maksimum van R435
- •Afskrifte op 'n USB-stokkie of CD: R40 tot R60
- •As die soektog langer as 6 uur sal duur, kan 'n deposito van een derde van die toegangsfooi gevra word
- •Posgeld: werklike koste
Ons laat jou eers weet wat die fooie sal wees voordat ons verder gaan.
9.Gronde vir weiering
PAIA laat ons toe, of verplig ons, om toegang te weier in sekere gevalle, onder meer om:
- •die privaatheid van 'n derde party te beskerm
- •kommersiële of vertroulike inligting van 'n derde party te beskerm
- •die veiligheid van persone en eiendom te beskerm
- •regsprivilegie te beskerm
- •Toppi se eie kommersiële inligting te beskerm
As ons weier, verduidelik ons hoekom.
10.Remedies
As jy ontevrede is met ons besluit, kan jy binne 180 dae 'n klagte by die Inligtingsreguleerder indien, of by die hof aansoek doen.
11.Beskikbaarheid en opdaterings
Hierdie handleiding is beskikbaar op ons webwerf en op versoek per e-pos. Ons werk dit by wanneer ons rekords of prosesse wesenlik verander. As die Afrikaanse en Engelse weergawes verskil, geld die Afrikaanse weergawe.